L'externalisation administrative avec ABIL49

L'assistante de direction

L’assistante de direction, par ses nombreuses compétences et sa polyvalence, est le bras droit du dirigeant. Elle est le collaborateur direct d’un cadre supérieur, chef de service ou d’un chef d’entreprise et elle est chargée de l’assister dans la gestion et l’organisation administrative de l’entreprise.

ABIL met à votre disposition des assistantes
pour accompagner votre entreprise

Assistance de direction

La fonction d'une assistante administrative d'ABIL

Elle a pour rôle de soulager le dirigeant des tâches administratives chronophages et détient une place essentielle d’interface entre l’employeur et ses différents interlocuteurs, qu’ils soient clients, salariés, ou encore fournisseurs.

Les activités de l’assistante de direction sont larges : réception et tri du courrier, des appels téléphoniques, rédaction des courriers requis par la direction, relances des clients ou fournisseurs, facturation des prestations, recherches, archivage, gère les rendez-vous (agenda) et l’emploi du temps de ces derniers et prend connaissance de leur courrier, prépare leur correspondance, organise des réunions, rédige les comptes rendus, organise les déplacements professionnels.

L’assistante de direction sélectionne les informations et les documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur, prépare les dossiers, rassemble les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet aux différents destinataires.

Elle sait où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.

 

 

L'externalisation administrative avec ABIL49

Les compétences de l’assistante de direction sont nombreuses :

Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel...)
Esprit d'accueil (physique et téléphonique)
Maîtrise de l'orthographe
Sens de l'analyse
Autonomie, rigueur, tact, diplomatie
De la réactivité à revendre !

Par son sens de la communication, son organisation et son esprit de synthèse, elle sert de lien entre l’entreprise et ses interlocuteurs extérieurs. L’assistante de direction peut aussi prendre des décisions et gérer les affaires courantes en l’absence de son supérieur, tout en lui rendant compte de toutes ses décisions.

Aussi, cette activité, qui engendre beaucoup de « paperasse », doit de ce fait, générer aussi une relation de confiance indispensable entre l’assistante de direction et le dirigeant.

Très disponible, d’une grande discrétion,  elle adapte le plus souvent son emploi du temps et ses horaires de travail aux impératifs de l’entreprise ou de son supérieur hiérarchique.